Tenue de caisse en association

Q: Comment avoir une bonne tenue de caisse en association ?

Une bonne tenue de caisse doit être régulière, complète et sécurisée. Régulière : elle doit idéalement être réalisée chaque jour d’ouverture. Complète : chaque ligne doit comporter les mêmes informations essentielles (date, personne en charge, nombre de pièces et de billets). Sécurisée : seules quelques personnes autorisées doivent pouvoir modifier les écritures.

Q: Qui peut tenir la caisse d'une association ?

Le trésorier n’étant pas toujours disponible, la tenue de caisse peut être déléguée à des bénévoles de confiance. Il est essentiel de limiter l’accès à un nombre restreint de personnes et d’utiliser un outil sécurisé avec une gestion précise des droits.

Q: Comment gérer son fonds de caisse ?

Le fonds de caisse doit être géré de manière structurée. Chaque comptage permet de vérifier l’équilibre entre billets et pièces afin d’assurer le rendu de monnaie et d’éviter les écarts.

Q: Quand dois-je emmener des espèces à la banque ?

Il est recommandé de vider la caisse régulièrement pour des raisons de sécurité. Toute somme excédant le fonds de caisse habituel doit être déposée à la banque.

Q: Comment décider d'augmenter mon fonds de caisse ou non ?

Le montant du fonds de caisse doit être ajusté selon l’activité de l’association. Il dépend notamment du nombre d’événements, des montants pratiqués et du besoin en monnaie. Le surplus doit être régulièrement déposé à la banque pour limiter les risques.

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Pourquoi effectuer une tenue de caisse ?

En général, on tient la (ou les) caisse(s) de son asso lorsqu’on brasse beaucoup d’argent.
Cela permet également d’être alerté par un nombre de billets ou pièces trop ou pas assez important, pour ainsi aller à la banque déposer de l’espèce ou au contraire en récupérer pour améliorer le fond de caisse.

Une bonne tenue ne permettra pas directement de voir si de l’argent est détourné, mais permettra sur le long terme de voir si, certains jours, moins d’argent est rentré dans la caisse, sans raison particulière.

ClicTréso vous propose un module de tenue de caisse simple et efficace pour avoir un suivi précis, collaboratif, sécurisé et optimal de vos caisses d’espèces.

Qui doit pouvoir tenir une caisse ?

Le choix des bénévoles qui peuvent tenir la caisse doit être réfléchi. Idéalement, déléguez cette mission à des membres de confiance, ayant déjà été bénévoles précédemment soit dans votre asso, soit dans une autre.

Toutefois, soyez vigilant et parlez de vos craintes autour de vous si vous avez des soupçons de vol. Essayez également de mettre en place un suivi, comme celui proposé par le module dédié de ClicTréso.

N’hésitez pas à faire un tour sur le compte Instagram de @denoncetonasso pour découvrir les signes qui doivent vous alerter ou effectuer un signalement anonyme.

Régularité pour la tenue de caisse

Lorsqu’on tient une caisse, il est nécessaire régulièrement, sinon c’est inutile.

Pour cela, on renseigne à chaque fois la date et l’heure de la tenue de caisse, la personne qui s’en est chargé et le type (un comptage, un versement ou un retrait d’argent).

Ensuite, vous pouvez tenir votre caisse de différentes manières :

Noter la quantité de chaque type de billet et de pièce
Noter le total de billets et le total de pièces
Noter le total de la caisse

À vous de définir les règles de votre association et, surtout, tenez-les fermement si vous êtes le trésorier ou la trésorière. Cela est votre rôle pour que la tenue soit rigoureuse, optimale et pérenne dans le temps.

Questions fréquentes

Comment avoir une bonne tenue de caisse en association ?

Une bonne tenue de caisse est régulière, complète et sécurisée.

Régulière : idéalement, elle doit être faite tous les jours où elle est ouverte
Complète : il faut les mêmes informations essentielles sur chaque ligne : date, personne qui tient la caisse, nombre de pièces et de billets…
Sécurisée : un nombre très limité de personnes doit pouvoir modifier une ligne de la tenue de caisse.

Qui peut tenir la caisse d'une association ?

Dans une activité bénévole, le trésorier n’est pas souvent disponible pour être présent à 100% à chaque ouverture de la caisse. Il faut donc déléguer. Pour cela, avoir un logiciel sécurisé avec une gestion des droits précise, comme ClicTréso, est nécessaire.

Toutefois, limitez tout de même l’accès à un nombre restreint de personnes et, surtout, uniquement à des personnes de confiance. En cas de doute sur l’intégrité d’un bénévole, parlez-en autour de vous.

Comment gérer son fonds de caisse ?

Grâce à ClicTréso, vous pouvez gérer votre fonds de caisse facilement. Chaque comptage est sécurisé et permet de savoir s’il y a trop de billets de 5€ ou pas assez de pièces de 2€, par exemple.

Quand dois-je emmener des espèces à la banque ?

Vider sa caisse régulièrement est essentiel pour éviter des problèmes de sécurité. Tout ce qui est en plus de votre fonds de caisse habituel doit être emmené à la banque.

Comment décider d'augmenter mon fonds de caisse ou non ?

Le fonds de caisse n’est pas toujours facile à doser, mais voici quelques conseils :

Adaptez votre nombre de billets et de pièces en fonction de nombre d’événements
Adaptez-le également en fonction de ce que vous vendez (exemple : si vous vendez des services à 15€, augmentez le nombre de billets de 5€ pour rendre la monnaie sur 20€)
Emmenez régulièrement le trop-plein à la banque pour éviter des problèmes de sécurité

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