Note de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

« Note de frais », « Fiche de remboursement de frais », « Note de défraiement »… Nombreux sont les termes pour désigner l’action de rembourser un bénévole en association. Afin d’uniformiser notre discours, nous poursuivrons avec le terme « note de frais ».

Une note de frais est un document permettant à un bénévole (ou même une personne extérieure à l’association) de se faire rembourser des dépenses personnelles engagées pour le compte de l’association.

Ces dépenses doivent respecter trois règles fondamentales :

• être engagées dans l’intérêt exclusif de l’association,

• être réelles et justifiées,

• être remboursées au centime près, sans bénéfice personnel.

Contrairement à une entreprise, une association ne verse ni salaire, ni rémunération, à ses bénévoles.
Le remboursement de frais n’est donc pas un revenu, mais simplement une restitution d’argent avancé.

Quels frais peuvent être remboursés en association ?

Une association peut rembourser tous les frais nécessaires à son fonctionnement, à condition qu’ils soient justifiés.

Frais les plus courants

• achats de fournitures (papier, cartouches, matériel pédagogique),

• frais de restauration liés à une activité associative,

• frais d’hébergement lors d’un événement,

• frais postaux,

• billets de train ou de bus,

• péages et parkings,

• impressions et copies,

• abonnements ou licences utiles à l’activité.

Les indemnités kilométriques en association

Les indemnités kilométriques (IK) sont l’un des cas les plus fréquents de notes de frais.

Elles concernent les bénévoles utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l’association.

Conditions à respecter :

• le déplacement doit être lié à une mission associative,

• le véhicule doit appartenir au bénévole,

• le trajet doit être justifiable,

• le barème fiscal doit être respecté.

L’administration impose l’utilisation du barème kilométrique officiel, identique à celui des particuliers.

Le montant dépend :

• du nombre de kilomètres parcourus,

• de la puissance fiscale du véhicule.

Peut-on rembourser des frais sans justificatif ?

La réponse est claire : NON.

Toute note de frais associative doit obligatoirement être accompagnée de justificatifs :

• facture,

• ticket de caisse,

• billet de transport,

• reçu de péage,

• attestation de déplacement.

⚠️ Attention ! Le reçu de CB n’est PAS un justificatif valable car il ne contient pas les informations obligatoires pour justifier d’une dépense.

Sans justificatif, le remboursement peut être requalifié en :

• avantage en nature,

• ou rémunération déguisée.

Ce point est particulièrement sensible en cas de contrôle.

Liste des justificatifs conformes

Voici une liste plus détaillées, non exhaustive, des justificatifs conformes :

• Une facture au nom de l’association ou un ticket de caisse.
• Cas particulier : si un produit non consommable fait partie de la commande et a une valeur unitaire supérieure ou égale à 500€ HT, l’association doit impérativement fournir une facture à son nom.

Dans le cadre d’un paiement fait par un particulier, le justificatif peut être :

• Cas généraux :
  • Un reçu
  • Une facture à son nom
• Cas particulier du transport :
  • Train : doivent impérativement apparaître sur le justificatif : Date du voyage + prix + points de départ et d’arrivée + nom de la personne
    • Facture à récupérer au guichet
    • Facture internet
    • Billet de train
  • RATP (et autres réseaux de transport en commun urbains) :
    • Carnet de 10 : reçu obligatoire
    • Tickets à l’unité : reçu à privilégier mais photo du ticket composté acceptée
  • Voiture :
    • Carburant :
      • Si l’asso n’a pas de modalités de remboursement : Se référer au barème kilométrique (entre 0,370 et 0,470€/km, à vérifier sur economie.gouv.fr)
      • Si l’asso a des modalités de remboursement : Suivre les modalités. Note de frais éditée sur Mappy.com + reçus d’achat de carburant
    • Péage : Reçu (il comprend en général une partie “reçu” et une partie “ticket de carte bancaire” sur le même papier est donc valable)

Justificatifs de paiement non conformes

Dans tous les cas, ne sont jamais acceptés comme justificatif de paiement :

• Les tickets de carte bancaire papier
• Les tickets de carte bancaire au format dématérialisé
• Les devis (même signés) et les factures pro-forma

Cas particulier

Toute dépense supérieure à 500€ HT doit être justifiée par une facture, éditée au nom de l’association.