Rôle et missions de la personne chargée de la trésorerie

Les missions obligatoires

• Déclarer à la banque le changement de bureau pour que les accès aux comptes soient actualisés
• Présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent
• Établir un compte de résultat simple (souvent appelé à tort « bilan financier », ce document présente les charges et produits d’un exercice comptable, en général un mandat associatif pour les petites associations ou l’année civile pour les plus importantes)

Obligations particulières

Tenir ses comptes conformément au Plan Comptable Général des Associations

Si votre association remplit au moins l’un des critères suivants, vous devez tenir vos comptes conformément au PCGA :

• Votre asso bénéficie d’une ou plusieurs aides publiques annuelles supérieures à 153 000 euros ou encore de dons dépassant ce même montant
• Votre asso remplit au moins 2 des 3 critères :
  • Bilan supérieur à 3 100 000 euros
  • Bilan de plus de 1 550 000 euros
  • Effectifs dépassant 50 salariés

  Note : si l’effectif dépasse 300 salariés et le montant du bilan dépasser 18M€, vous avez des obligations supplémentaires

• Votre asso exerce une activité commerciale et fiscalisée
• Votre asso est financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros
• Votre asso est reconnue d’utilité publique
• Votre asso est un organisme paritaire agréé
• Votre asso sollicite l’agrément d’une autorité publique et qui, de ce fait, font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément (sauf si une loi précise ces conditions)
• Votre asso a pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté
• Votre asso gère des établissements du secteur sanitaire et social
• Votre asso est d’intérêt général, recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais
• Votre asso fait appel à la générosité publique
• Votre asso est un groupement politique ou de financement électoral
• Votre asso exerce une activité commerciale et fiscalisées aux impôts de droit commun
• Votre asso émet des valeurs mobilières,
• Votre asso est un groupement sportif sous forme d’association à statut particulier ou une fédération sportive.

Source : associations.gouv.fr

Recourir à un commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes (CAC) a pour mission de vérifier que les règles de fonctionnements et de financements ont été respectées par l'expert-comptable ou le service comptable qui a établi les comptes. Il s'assure que ces règles soient en conformité avec les textes applicables. Le CAC exprime dans le rapport général sur les comptes annuels son opinion sous 3 formes possibles :

• La certification sans réserve
• La certification avec réserve en indiquant la cause de ces dernières (irrégularité, manque de sincérité et/ou image non fidèle à la réalité)
• Le refus de certification en indiquant les motifs du refus.

L’expression de son opinion n’a aucune conséquence directe sur le fonctionnement de l’association mais devra être présenté en Assemblée Générale aux administrateurs et sera généralement demandé dans le cadre de subventions importantes. Un refus de certification ou une certification avec réserve(s) pourra donc porter préjudice à la structure.

La nomination du CAC peut être faite dans toute association qui le souhaite ou obligatoire dans les cas de figure suivants :

• Votre asso reçoit au moins 153 000 € des subventions publiques (sauf subvention européenne)
• Votre asso est bénéficiaire de dons dont le montant annuel dépasse 153 000 € et ouvrant droit aux donateurs à une réduction de l'impôt sur le revenu ou de l'impôt sur les sociétés
• Votre asso a une activité économique qui répond à 2 des 3 critères suivants :
  • Bilan supérieur à 3 100 000 euros
  • Bilan de plus de 1 550 000 euros
  • Effectifs dépassant 50 salariés
• Votre asso est agréée de surveillance de la qualité de l'air (AASQA)
• Votre asso émet des obligations
• Votre asso est un organisme de gestion d'un fonds de solidarité pour le logement
• Votre asso est souscriptrice de plan d'épargne retraite populaire (Perp)
• Votre asso est professionnelle nationale de militaires dont les ressources sont supérieures à 230 000 €
• Votre asso dont les ressources financières dépassent 200 000 € et qui rémunèrent de 1 à 3 dirigeants
• Votre asso est habilitée à accorder des prêts pour la création, le développement et la reprise de petites entreprises ou pour la réalisation de projets d'insertion par des personnes physiques
• Votre asso collecte des fonds pour la participation des employeurs à l'effort de construction

Source : service-public.fr

Les missions nécessaires

Même si la loi indique que seules certaines missions sont obligatoires, d’autres sont néanmoins nécessaires pour le bon fonctionnement de l’association :

• Avoir une bonne passation de la part de son prédécesseur
• Tenir les comptes de l’association
• Tenir la ou les caisse(s) de l’association si vous estimez que cela est nécessaire (beaucoup de mouvements en espèces, doutes sur l’intégrité de certains membres de la structure, etc.)
• Créer des budgets prévisionnels, par événement et sur la totalité de l’exercice comptable à venir
• Tenir un plan de trésorerie, qui découle du budget prévisionnel, tout au long du mandat
• Éditer les documents comptables (devis, factures, avoirs, notes de frais, etc.) lorsque cela est nécessaire
• Archiver toute la trésorerie de son mandat associatif
• Faire une bonne passation à son successeur
• Répondre aux demandes des administrateurs, tout au long de l’année