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Documents comptables

Informations générales

Une association étant considérée comme entité juridique professionnelle, vous devez éditer des documents comptables lorsque cela est nécessaire. Ces documents ont toujours la même forme :

Les informations obligatoires :

  • Type du document (devis, facture, avoir, note de frais)
  • Nom unique du document. Le format préconisé est « type de doc + exercice comptable + numéro du doc édité. Exemples :
    • FAC-2021-017 : La 17e facture de l’exercice comptable 2021
    • DEV-1819-003 : Le 3e devis de l’exercice comptable 2018-2019
    • AVR-2020-008B : Le 8e avoir de l’exercice comptable 2020. En cas d’annulation d’un document déjà envoyé, vous devez le conserver avec la mention « annulé ». Le suffixe « B » permet donc d’éditer une 2nde version du même document pour mieux vous y retrouver 😉
    • NDF-2021-423 : 423e note de frais de l’exercice 2021
  • Date d’émission de la facture
  • Numéro du bon de commande (si préalablement établi par le destinataire)
  • Coordonnées de votre asso :
    • Nom
    • Adresse au minimum
    • (SIRET non obligatoire mais vivement conseillé)
    • N° de TVA si soumis à TVA ou « TVA non-applicable, article 293 B du CGI » en bas de facture dans le cas contraire
  • Coordonnées du destinataire
  • Détail des prestations (pour chaque ligne : désignation, prix, quantité, total + date de la dépense dans le cadre d’une note de frais)
  • Remise / acompte si établi
  • Prix final à payer
  • Dans le cadre une facture : Modalités de paiement : mode et délais de paiement

Les informations facultatives :

  • Dans le cadre d’une facture : référence du devis validé
  • Dans le cadre d’un avoir : référence de la facture à partir de laquelle il a été émis
  • Message pour le destinataire
  • Coordonnées bancaires de votre asso
  • Dans les modalités de paiement, vous pouvez préciser les pénalités en cas de retard

Généralités

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Particularité asso non soumise à TVA

Pour les associations non soumises à TVA, il est INTERDIT de faire mention de quelle taxe que ce soit. La facture doit faire apparaître un prix unitaire, une quantité et un prix total par ligne, ainsi que le prix total de la facture. Les termes « HT », « TVA » et « TTC » sont dont à proscrire en dehors de la mention « TVA non-applicable, article 293 B du CGI » à afficher en bas de page.

Types de documents

Devis

Un organisme peut vous demander un devis dans le cadre d’appel d’offre par exemple. Il sert à établir une offre d’un professionnel à un particulier ou un autre professionnel.

Factures

Vous êtes tenu d’éditer une facture lorsque vous avez à faire à un professionnel et de l’éditer à un particulier s’il la demande. Vous devez l’éditer dès la réalisation de la prestation ou la livraison de marchandises.

« le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services au sens du 3 du I de l’article 289 du code général des impôts » – Code du commerce, Article L441-9

C’est pourquoi il est essentiel de préciser les modalités de paiement (mode et délais) car ces dernières engagent le destinataire de la facture.

Avoirs

Vous pouvez éditer un avoir à un professionnel ou un particulier en cas de trop-perçu, de geste commercial, etc. Ce dernier pourra faire référence de la facture à partir de laquelle vous choisissez d’émettre l’avoir. Exemple dans le cadre d’une fédération :

  • Vous recevez l’adhésion d’une association avec 5€ de trop-perçu
  • Vous lui éditez un avoir de 5€
  • Lorsqu’elle vous paie une autre vente, vous déduisez l’avoir de sa facture

Note : Si vous ne souhaitez pas faire d’avoir, vous pouvez bien évidemment demander une facturation de la part de l’association et lui rembourser le trop-perçu.

Notes de frais

Note de frais, fiche de remboursement de frais, formulaire de défraiement, tant de noms pour un même document… « Notes de frais » étant le terme le plus utilisé en entreprise, nous allons partir là-dessus pour la suite 😇

La note de frais doit être éditée par la personne qui demande un remboursement, qui est forcément un particulier, sinon c’est une facture qui doit être établie. Le mode opératoire le plus courant est celui-ci :

  • Vous fournissez votre modèle de note de frais au demandeur (ponctuellement ou mise à disposition sur un Cloud en général)
  • Le demandeur remplit :
    • Son identité (nom, prénom, adresse et poste dans l’association)
    • La date et le lieu de la demande
    • Le détail de ses dépenses
  • Il joint son (ou ses) justificatif(s) à sa demande. Sans justificatif valable, l’association n’a pas le droit de rembourser le demandeur !
  • La personne chargée de trésorerie vérifie la note de frais, si les plafonds sont respectés en cas de présence de modalités financières, ainsi que les justificatifs comptables.
  • Si tout est ok, elle peut valider la demande et compléter la note de frais avec les infos suivantes pour assurer un bon suivi :
    • Réajustement des montants en fonction des plafonds si nécessaire (oui, elle peut modifier la note de frais si elle n’est pas conforme aux modalités financières)
    • Date de paiement
    • Identité de la personne ayant remboursé le demandeur (nom / prénom)
    • Mode de paiement

Justificatifs comptables de dépense

Définitions

  • Un “reçu” est un papier prouvant la réalisation d’une transaction. Il est normalement délivré à chaque paiement, sauf dans des cas très particuliers, notamment sur les péages.
  • Un “ticket de carte bancaire” est un papier prouvant que le moyen de paiement d’une transaction a été une carte bancaire. Il ne prouve en aucun cas la réalisation d’une transaction auprès d’un professionnel.

Justificatifs de paiement acceptés

Dans le cadre d’un paiement ou d’une avance par une association, le justificatif doit être :

  • Une facture au nom de l’association ou un ticket de caisse.
  • Cas particulier : si un produit non consommable fait partie de la commande et a une valeur unitaire supérieure ou égale à 600€ TTC, l’association doit impérativement fournir une facture à son nom.

Dans le cadre d’un paiement fait par un particulier, le justificatif peut être :

  • Cas généraux :
    • Un reçu
    • Une facture à son nom
  • Cas particulier du transport :
    • Train : doivent impérativement apparaître sur le justificatif : Date du voyage + prix + points de départ et d’arrivée + nom de la personne
      • Facture à récupérer au guichet
      • Facture internet
      • Billet de train
    • RATP (et autres réseaux de transport en commun urbains) :
      • Carnet de 10 : reçu obligatoire
      • Tickets à l’unité : reçu à privilégier mais photo du ticket composté acceptée
    • Voiture :
      • Carburant :
        • Si l’asso n’a pas de modalités de remboursement : Se référer au barème kilométrique (0,321€/km, à vérifier sur service-public.fr
        • Si l’asso a des modalités de remboursement : Suivre les modalités. Note de frais éditée sur Mappy.com + reçus d’achat de carburant
      • Péage : Reçu (il comprend en général une partie “reçu” et une partie “ticket de carte bancaire” sur le même papier est donc valable)

Justificatifs de paiement non acceptés

Dans tous les cas, ne sont jamais acceptés comme justificatif de paiement :

  • Les tickets de carte bancaire papier
  • Les tickets de carte bancaire au format dématérialisé
  • Les devis (même signés) et les factures pro-forma

Reçus fiscaux

Les reçus fiscaux sont des documents à envoyer aux personnes qui font des dons à l’association, uniquement si l’association est d’intérêt général. Ces derniers servent aux donateurs pour déduire 66% de leurs dons de leurs impôts.

Votre association peut être considérée d’intérêt général si :

  • Son activité est non lucrative
  • Sa gestion est désintéressée
  • Elle n’est pas mise en œuvre au profit d’un cercle restreint de personnes

Cependant, s’autoproclamer d’intérêt général peut être dangereux car l’administration peut avoir un avis contraire et vous demander de rembourser les déductions d’impôts dont ont bénéficié vos donateurs. C’est pourquoi, il vaut mieux ne pas éditer de reçus fiscaux (même si des donateurs insistent !) et faire une demande de rescrit fiscal, qui va vous permettre de vous assurer que l’administration vous reconnait bien d’intérêt général, ou vous empêcher d’en éditer le cas échéant.

Comment et pourquoi demander un reçu fiscal ?
service-public.fr

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